1. Kapsam
Bu Gizlilik Politikası; ŞURÇEV bünyesinde görev yapan personelin, Personel Yönetim Sistemi web paneli ve mobil uygulaması (birlikte "Sistem") kullanılarak yürütülen personel, vardiya, izin ve devam takibi süreçlerinde işlenen kişisel verilerini kapsar.
Sistem yalnızca kurum içi kullanım amacıyla hizmet verir; kişisel verileriniz ticari amaçla kullanılmaz, satılmaz veya reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
2. Veri Sorumlusu
KVKK uyarınca kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu Şanlıurfa Valiliği Çevre Koruma Vakfı (ŞURÇEV)'dir. Sistemin yazılım geliştirme ve teknik destek hizmetleri, ŞURÇEV adına ve talimatları doğrultusunda Fixer Yazılım tarafından veri işleyen sıfatıyla sağlanmaktadır.
3. İşlenen Kişisel Veriler
Sistem üzerinden, görevin gerektirdiği ölçüde aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:
- Kimlik bilgileri: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, sicil numarası.
- İletişim bilgileri: cep telefonu numarası, e-posta adresi.
- Özlük ve görev bilgileri: departman, unvan, işe giriş ve ayrılış tarihleri, güvenlik görevlileri için güvenlik sertifikası başlangıç ve bitiş tarihleri, personel arşivine yüklenen belgeler.
- Çalışma ve devam bilgileri: vardiya planları, giriş-çıkış saatleri, fazla mesai, geç kalma ve devamsızlık kayıtları.
- İzin bilgileri: izin talepleri, izin türü ve tarihleri, yıllık izin bakiyesi.
- Konum bilgileri: mobil uygulama ile giriş-çıkış yapılırken alınan anlık konum (enlem ve boylam) bilgisi.
- İşlem güvenliği bilgileri: cihaz kimliği ve cihaz bilgisi, IP adresi, oturum ve işlem kayıtları (log), SMS doğrulama kayıtları.
4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir:
- Personel kayıtlarının oluşturulması ve güncel tutulması,
- Vardiya planlaması, giriş-çıkış ve mesai takibinin yapılması, devam raporlarının hazırlanması,
- İzin taleplerinin alınması, onay süreçlerinin yürütülmesi ve izin bakiyelerinin takibi,
- Güvenlik görevlilerinin sertifika geçerlilik sürelerinin izlenmesi,
- Kurum duyurularının personele iletilmesi,
- Mobil uygulamada kimlik doğrulama, şifre sıfırlama ve hesap güvenliğinin sağlanması,
- Yetkisiz erişim ve sahte konum bildirimlerinin önlenmesi, bilgi güvenliğinin sağlanması,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması.
Bu veriler KVKK'nın 5. maddesinde yer alan; kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
5. Konum Verileri
Mobil uygulama, konum bilginizi yalnızca giriş veya çıkış işlemi yaptığınız anda, bu işlemin tanımlı görev noktalarından birinde yapıldığını doğrulamak için alır. Uygulama arka planda sürekli konum takibi yapmaz.
Konum izni cihazınızın ayarlarından her zaman kapatılabilir; ancak bu durumda mobil uygulama üzerinden giriş-çıkış işlemi yapılamaz.
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, işleme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak yalnızca aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:
- Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri,
- Sistemin teknik altyapısını ve bakımını sağlayan hizmet sağlayıcılar (yazılım geliştirici, sunucu ve SMS hizmet sağlayıcıları), yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde.
Kişisel verileriniz pazarlama veya reklam amacıyla üçüncü kişilere aktarılmaz.
7. Saklama Süresi ve Güvenlik
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır. Bu sürelerin sona ermesiyle veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Verilerinize yalnızca görevi gereği yetkilendirilmiş kullanıcılar, yetkileri ve sorumlu oldukları departmanlarla sınırlı olarak erişebilir. Veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir, parolalar geri döndürülemez biçimde saklanır ve sistem üzerindeki işlemler kayıt altına alınır.
8. Çerezler
Web panelinde yalnızca oturumun sürdürülmesi ve güvenliğin sağlanması için zorunlu çerezler kullanılır. Analiz, reklam veya takip amaçlı çerez kullanılmaz.
9. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
10. İletişim
Bu politika veya kişisel verilerinizle ilgili soru ve talepleriniz için bizimle iletişime geçebilirsiniz:
- Kurum: Şanlıurfa Valiliği Çevre Koruma Vakfı (ŞURÇEV)
- E-posta: info@surcev.org.tr
- Telefon: 0414 216 30 77
- Web: surcev.org.tr
ŞURÇEV, bu politikayı mevzuat değişiklikleri veya sistemdeki güncellemeler doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.